Koordinasi
-Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai
pemimpin ( atasan )dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya
jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang
manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa
koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,
sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau
bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk
menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan
seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan
tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip
rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan
secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi
saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan
semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat
3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti
diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled
interdependence)
Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling
tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi
tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil
akhir.
2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential
interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan
pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal
interdependence)
Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkanseperti
terlihat pada diagram berikut ini.
- Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam
sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W.
Lorch adalah:
1.Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen
yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana
cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih
memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode
waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian
penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat
mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam
organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda
untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
- Pendekatan
– pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara
langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.
Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan
informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-
Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-
satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
• Hirarki manajerial. Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
• Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk manangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
• Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
• Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk manangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
• Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
- Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi
diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan
lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan
melalui dua cara, yaitu :
1.Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan
melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau
di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan.
2.Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui
pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang
dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang
dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
1.Peranan
penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
2. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
3.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
4. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
5.Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
2. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
3.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
4. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
5.Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
- Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat
dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
1.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya
tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga
kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul
berkurang.
2.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi
kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh
salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar