ringkasan sia 2

Bab5.Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

                Pada bab imi menjelaskan bagaimana mendesain file data .dan disini akan dibahas dalam perancangan data untuk basis data relasional.pada basis data relasional (relasional data base),data disajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi.dan unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna disebut atribut. Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntansi.basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system ),yang merupakan sepernagkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi,dan menyaring informasi dari basis data.

Atribut dan Hubungan

Pada bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian:1).kunci primer 2).atribut terhubung(kunci asing),dan 3. Kardinalitas hubungan. Ketiga konsep tersebut bersama-sama membantunpiranti lunak basis data mengaitkan informasi yang disimpan di table untuk memproduksi berbagai dokumen dan laporan.

Kunci utama

Kunci utama (primary key) adalah atribut – atribut yang secara unik mengindentifikasi record di tabel.dan setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci asing

Kunci utama (foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya.kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.kunci asing yang menghubungkan record kejadian dengan record induk.kunci asing biasanya dimasukan dalam record kejadian menghubungkan dengan agen terkait atau record barang/jasa.dab kunci asin menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan.kunci utama dari kejadian terdahulu dapat dimasukkan sebagai kunci asing di table transaksi untuk kejadian berikutnya.

Hubungan antartabel

Ada tiga jenis didalam hubunhgan antartabel yaitu :

Hubungan satu dengan satu adalah hubungan satu dengan satu antarentitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak,tetapi terjadi dalam sia.

Hubungan satu dengan banyak adalah hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.sebagai contoh,hubungan antara agen dengan kejadian biasanya adalah satu dengan banyak.(suatu kejadian biasanya dihubungkan hanya dengan satu agen, tetapi satu agen dapat dimasukkan di banyak kejadian).

Hubungan banyak dengan banyak adalah antara dua entitas banyak dengan banyak dapat diubah menjadi dua hubungan satu dengan banyak.

Signifikasi konsep untuk aplikasi basis data

Pada bagian ini menjelaskan pentingnya tiga konsep-kunci utama, kunci asing,dan hubungan yang telah didefinisikan terlebih dahulu. Dalam konsep-konsep mendesain laporan, formulir, dan pengendalian.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan. Dalam paket basis data seperti Microsoft access menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari table-tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan menghasilkan dokumen dan laporan.

Mengimplementasikan formulir input. formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efesien.

Mengontrol data sia: integritas referensial. Jenis pengendalian internal yang penti ng dalam aplikasi basis data.untuk menghubungkan satu dengan banyak.

Pendesainan data dengan diagram kelas uml – contoh menyeluruh

diagram kelas uml diperkenalkan sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data.kemudian dibahas objek desain data yang meliputi table transaksi, table induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi record di table-tabel tersebut.pembahasan yang cukup banyak mengenai cara dimana table akan dihubungkan,melalui kunci asing,dan kardinalitas hubungan antarentitas atau table.

Bab6. Memahami dan Mendesain query dan Laporan

Dalam bab ini dimulai dengan pembahasan tentang query .yang akan dijelaskan bagaimana informasi di table dan query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun  dengan baik untuk manager dan pengguna.dan sebagian besar produk piranti lunak basis data juga menyediakan piranti lunak untuk mendesain  laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh.microsoft access adalah salah satu contoh piranti lunak manajemen basis data yang akan banyak digunakan di bab ini contoh nya oracle,IBM,dan Informix.guery sendiri adalah intruksi untuk memperoleh kembali informasi dari table.informasi yang diperoleh ditampilkan atau dicetak di formulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Jenis-jenis laporan

Untuk mendesain laporan lebih sulit dari yang anda bayangkan.kebanyakan laporan memiliki header laporan, header halaman, footer halaman, dan footer laporan. Dan laporan juga memiliki bagian header kelompok, detail kelompok, dan footer kelompok.dan bedasarkan empat model laporan pada organisasi data di laporan: datar sederhana, perincian yang dikelompokkan ringkasan, dan entitas tunggal.laporan data sederhana adalah daftar tarnsaksi penjualan,lalu ada laporan perincian yang dikelompokan adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk.laporan ringkasan hanya member ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan.terakhir ada laporan entitas tunggal seperti pada faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Tata letak laporan

Menampilkan bagaiman informasi biasa disajikan dalam laporan perincian yang dikelompokkan.sebagian besar laporan memiliki header laporan,header halaman, footer laporan.

header laporan menunjukkan informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (miaslnya nama laporan dan perusahaan,tanggal laporan, dan nomor halaman).

Header halaman dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman.( contoh nya menyebutkan nama-nama atribut di bagian atas setiap halaman dan tidak hanya dibagian atas laporan).

Footer halaman tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman.

Footer laporan terlihatb satu kali dibagian akhir laporan.footer laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya.

Perincian laporan berisi informasi utama di laporan. Bagian ini menyajikan data mengenai berbagi entitas(kejadian,agen,produk dan jasa).

Header kelompok digunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.

Perincian kelompok transaksi yang berkaitan dengan kelompok disenutkan di bagian perinci kelompok. Dari sudut pandang desain data.

Footer kelompok digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang dikelompokkan.footer sering kalo digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok (misalnya, jumlah pesanan dan rata- rata atau penjumlahan dari besarnya pesanan).  

Daftar Acuan dan Laporan Status

Daftar acuan

Daftar acuan hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.dan daftar acua tidak terpengaruh oleh kejadian.jadi informasi mengenai saldo atau jumlah barang di gudang tidak akan dimasukkan di laporan ini. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama, dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan-bagan akun besar.

Laporan status

Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang,jasa, atau agen.dan didalam laporan status ada 3 macam tipe yaitu :

Laporan status perincian berkelompok. Laporan status perincian berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan.

Laporan ringkasan status. Laporan ringkasan status mendaftarkan data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.yang meringkas atau menggabungkan data kejadian, laporan ini meringkas status barang jasa, atau agen.

Laporan status satu barang/jasa/agen. Laporan status satu barang/jasa/agen biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok, atau unsure persediaan.dan rekening pelanggan contohnya.

Bab7. Memahami dan Mendesain Formulir

Pada bab ini kita menganggap formulir sebagai sebuah alat pengendalian internal.formulir yang didesain dengan baik dapat meningkatkan akuransi dan pengendalian entri data.

Jenis- jenis formulir input

Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokkan menjadi tiga jenis: yaitu formulir satu record, formulir entri bentuk table, dan formulir entri multitabel

Formulir entri satu record. Formulir entri satu record hanya menampilkan satu record pada satu waktu formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data disuatu record satu table tertentu.formulir seperti ini seringkali digunakan untuk mengarsipkan data file induk. Contohnya adalah formulir arsip persediaan, arsip pelanggan, dan arsip harga persediaan.

Formulir entri bentuk tabel. Formulir entri bentuk tabel menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di suatu tabel.contohnya apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat di pagi hari, petugas penerimaan kas bisa jadi memiliki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat.

Formulir entri multitabel. Formulir entri multitabel digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Contoh formulir entri pesanan mencatat data di tabel pesanandan perincian pesanan.

Cara- cara entri data

Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

1.       Agen internal mengetik data

2.       Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian (look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek(check box)

3.       Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.       Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi formulir yang diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang diperlukan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Data yang diperlukan diidentifikasikan berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian- kejadian didalam proses dan mengenai agen, barang, dan jasa terkait.dan bagaimana formulir dapat digunakan untuk mengumpulkan data.untuk memahami bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator atau perancang dpt mengembangkan sebuah daftar cara dimanan sistem digunakan.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem.mungkin interaksi antara pengguna dengan sistem.mungkin interaksi antara pengguna dengan sistem terjadi ketika data dimasukan disebuah formulir pada layar computer.use case adalah urutan langkah – langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu.pelaku dapat berupa orang,computer,bahkan sistem lain,contoh use case pada manusia adalah memasukan pelanggan baru di tabel pelanggan, mencatat penjualan,atau mencetak laporan.dan diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi.diagram use case juga bermanfaat untuk mempertimbangkan pengendalian internal.

Suatu alat yang dapat digunakan sebagia bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD kerangka ini menunjukkan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data.CRUD adalah kepanjangan dari Create(buat),read(baca),update(perbarui)dan delete(hapus).lalu fungsi “create” terjadi ketika pengguna menggunakan sistem untuk mengarsipkan, memasukkan, atau mencatat.dan fungsi “read” dapat dijalankan dengan mendesain sebuah formulir yang menentukan persyaratan-persyaratan mengenai laporan penerimaan kas.(misalnya, rentang tanggal yang diperlukan, barang-barang pesanan pada laporan).

Interaksi dengan formulir: mengendalikan input sia

Bagian ini menjelaskan pengendalian internal yang dapat dibuat pada formulir input.diantarany adalah :

Elemen-elemen anatrmuka formulir

Pengetahuan elemen ini sangat penting untuk memahami desain formulir. Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan.seluruh aspek frormulir dekendalikan oleh elemen-elemen antarmuka.beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks,label,fitur pencarian, tombol perintah,tombol radio, dan kotak cek.

Kotak teks

Adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi yang ditambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.

Label

Membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukan.

Fitur pencarian

Daftra dropdown tentangb pilihan-pilihan yang sesuai untuk entri data di field kosong tertentundi sebuah formulir.

Tombol perintah

Tombol perintah mengacu pada tombol tekan yang meyebabkan terjadinya suatu tindakan ketika dipilih oleh pengguna.

Tombol radio

Tombol radio disebut juga tombol opsi. Tombol radio merupakan antarmuka grafis berupa sebuah tombol yang dapat dimasukkan didalam formulir untuk meminta pengguna memilih salah satu dari seperangkat kecil pilihan.

Kotak cek

Antarmuka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukkan apakah opsi tertentu telah dipilih.pengguna dapat mengklik pada kotak tersebut mengubah-ngubah pilihan menjadi on, dan tanda x atau tanda cek tanpak di kotak.kotak cek hamper mirip dengan tombol radio.

Meningkatkan akurasi dan Efesiensi Entri Data

Formulir dapat dikembangkan agar proses entri data lebih mudah dalam arti bahwa pengguna tidak harus memasukkan data secara langsung ke dalam tabel.alasan kedua penggunaan formulir adalah untuk meningkatkan pengendalian internal.dan berikut adalah pengendalian pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efesiensi entri data.diantaranya :

1.pemeriksaan record meliputi pembandingan data yang telah dimasukkan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut valid.dan pengendalian ini biasanya ditepkan ketika data yang akan  dimasukan adalah kunci asing.

2.konfirmasi adalah sebuah pengendalian dimana sistem membantu pengguna untuk mengkonfirmasi bahwa data yang dimasukkan adalah benar dengan menampilkan data terkait dari tabel lainya.

3.integritas referensial dimana dapat menetapkan sebuah sistem yang mengutkan hubungan satu dengan banyak,seperti:

-record induk disuatu tabel tidak dapat dihapus apabila terdapat record anak terkait di banyak tabel.

-record anak di banyak tabel hanya dapat ditambahkan apabila terdapat record induk di suatu tabel.

4.aturan validasi aturan yang membatasi data yang dapat dimasukkan pada nilai-nilai tertentu apabila aturan dilanggar computer harus memberikan pernyataan yang membantu pengguna memahami informasi apa yang diperbolehkan di field dan apa yang tidak.