Bab5.Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi
Pada
bab imi menjelaskan bagaimana mendesain file data .dan disini akan dibahas
dalam perancangan data untuk basis data relasional.pada basis data relasional
(relasional data base),data disajikan berupa table dua dimensi yang disebut
relasi.dan unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna disebut
atribut. Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntansi.basis
data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.basis data
diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system ),yang
merupakan sepernagkat program yang memungkinkan pengguna untuk
menyimpan,memodifikasi,dan menyaring informasi dari basis data.
Atribut dan Hubungan
Pada bagian ini menjelaskan tiga
konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang
dikembangkan dari analisis kejadian:1).kunci primer 2).atribut terhubung(kunci
asing),dan 3. Kardinalitas hubungan. Ketiga konsep tersebut bersama-sama
membantunpiranti lunak basis data mengaitkan informasi yang disimpan di table
untuk memproduksi berbagai dokumen dan laporan.
Kunci utama
Kunci utama (primary key) adalah
atribut – atribut yang secara unik mengindentifikasi record di tabel.dan setiap
record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record
tersebut.
Kunci asing
Kunci utama (foreign key) adalah
field ditabel yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya.kunci asing
digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.kunci asing yang
menghubungkan record kejadian dengan record induk.kunci asing biasanya
dimasukan dalam record kejadian menghubungkan dengan agen terkait atau record
barang/jasa.dab kunci asin menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu
urutan.kunci utama dari kejadian terdahulu dapat dimasukkan sebagai kunci asing
di table transaksi untuk kejadian berikutnya.
Hubungan antartabel
Ada tiga jenis didalam hubunhgan
antartabel yaitu :
Hubungan satu dengan satu adalah hubungan satu dengan satu antarentitas
tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak,tetapi terjadi dalam sia.
Hubungan satu dengan banyak adalah hubungan satu dengan banyak
sangat umum didalam sistem akuntansi.sebagai contoh,hubungan antara agen dengan
kejadian biasanya adalah satu dengan banyak.(suatu kejadian biasanya dihubungkan
hanya dengan satu agen, tetapi satu agen dapat dimasukkan di banyak kejadian).
Hubungan banyak dengan
banyak adalah antara dua entitas banyak dengan banyak dapat diubah menjadi
dua hubungan satu dengan banyak.
Signifikasi konsep untuk aplikasi
basis data
Pada bagian ini menjelaskan
pentingnya tiga konsep-kunci utama, kunci asing,dan hubungan yang telah
didefinisikan terlebih dahulu. Dalam konsep-konsep mendesain laporan, formulir,
dan pengendalian.
Mengimplementasikan dokumen dan laporan. Dalam paket basis data
seperti Microsoft access menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan
informasi dari table-tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan menghasilkan
dokumen dan laporan.
Mengimplementasikan formulir input. formulir input digunakan untuk
membuat entri data lebih akurat dan efesien.
Mengontrol data sia: integritas referensial. Jenis pengendalian
internal yang penti ng dalam aplikasi basis data.untuk menghubungkan satu
dengan banyak.
Pendesainan data dengan diagram kelas uml – contoh menyeluruh
diagram kelas uml diperkenalkan
sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data.kemudian dibahas objek desain
data yang meliputi table transaksi, table induk, dan kunci utama untuk
mengidentifikasi record di table-tabel tersebut.pembahasan yang cukup banyak
mengenai cara dimana table akan dihubungkan,melalui kunci asing,dan
kardinalitas hubungan antarentitas atau table.
Bab6. Memahami dan Mendesain
query dan Laporan
Dalam bab ini dimulai dengan
pembahasan tentang query .yang akan dijelaskan bagaimana informasi di table dan
query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan
tersusun dengan baik untuk manager dan
pengguna.dan sebagian besar produk piranti lunak basis data juga menyediakan
piranti lunak untuk mendesain laporan
yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh.microsoft access
adalah salah satu contoh piranti lunak manajemen basis data yang akan banyak
digunakan di bab ini contoh nya oracle,IBM,dan Informix.guery sendiri adalah
intruksi untuk memperoleh kembali informasi dari table.informasi yang diperoleh
ditampilkan atau dicetak di formulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Jenis-jenis laporan
Untuk mendesain laporan lebih
sulit dari yang anda bayangkan.kebanyakan laporan memiliki header laporan,
header halaman, footer halaman, dan footer laporan. Dan laporan juga memiliki
bagian header kelompok, detail kelompok, dan footer kelompok.dan bedasarkan
empat model laporan pada organisasi data di laporan: datar sederhana, perincian
yang dikelompokkan ringkasan, dan entitas tunggal.laporan data sederhana adalah daftar tarnsaksi penjualan,lalu ada laporan perincian yang dikelompokan
adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang
dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk.laporan ringkasan hanya member ringkasan angka-angka penjualan,
seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing
transaksi penjualan.terakhir ada laporan
entitas tunggal seperti pada faktur penjualan hanya memberikan perincian
mengenai satu kejadian.
Tata letak laporan
Menampilkan bagaiman informasi
biasa disajikan dalam laporan perincian yang dikelompokkan.sebagian besar
laporan memiliki header laporan,header halaman, footer laporan.
header laporan menunjukkan informasi yang diterapkan pada seluruh
laporan (miaslnya nama laporan dan perusahaan,tanggal laporan, dan nomor
halaman).
Header halaman dapat digunakan untuk menentukan informasi yang
tampak dibagian atas setiap halaman.( contoh nya menyebutkan nama-nama atribut
di bagian atas setiap halaman dan tidak hanya dibagian atas laporan).
Footer halaman tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya
mencakup nomor halaman.
Footer laporan terlihatb satu kali dibagian akhir laporan.footer
laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total
semuanya.
Perincian laporan berisi informasi utama di laporan. Bagian ini
menyajikan data mengenai berbagi entitas(kejadian,agen,produk dan jasa).
Header kelompok digunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi
kelompok tersebut.
Perincian kelompok transaksi yang berkaitan dengan kelompok
disenutkan di bagian perinci kelompok. Dari sudut pandang desain data.
Footer kelompok digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat
di dalam laporan yang dikelompokkan.footer sering kalo digunakan untuk
menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok (misalnya, jumlah pesanan dan
rata- rata atau penjumlahan dari besarnya pesanan).
Daftar Acuan dan Laporan Status
Daftar acuan
Daftar acuan hanya melaporkan
data acuan yang diambil dari table induk.dan daftar acua tidak terpengaruh oleh
kejadian.jadi informasi mengenai saldo atau jumlah barang di gudang tidak akan
dimasukkan di laporan ini. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama, dan
alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan-bagan akun besar.
Laporan status
Laporan status menyediakan data
ringkasan mengenai barang,jasa, atau agen.dan didalam laporan status ada 3
macam tipe yaitu :
Laporan status perincian berkelompok. Laporan status perincian
berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan
mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung)
yang menyebabkan perubahan data ringkasan.
Laporan ringkasan status. Laporan ringkasan status mendaftarkan
data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.yang meringkas
atau menggabungkan data kejadian, laporan ini meringkas status barang jasa,
atau agen.
Laporan status satu barang/jasa/agen. Laporan status satu
barang/jasa/agen biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan
maupun data ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok, atau
unsure persediaan.dan rekening pelanggan contohnya.
Bab7. Memahami dan Mendesain Formulir
Pada bab ini kita menganggap
formulir sebagai sebuah alat pengendalian internal.formulir yang didesain
dengan baik dapat meningkatkan akuransi dan pengendalian entri data.
Jenis- jenis formulir input
Formulir yang digunakan untuk
entri data dikelompokkan menjadi tiga jenis: yaitu formulir satu record,
formulir entri bentuk table, dan formulir entri multitabel
Formulir entri satu record. Formulir entri satu record hanya
menampilkan satu record pada satu waktu formulir ini digunakan untuk menambah,
menghapus, atau memodifikasi data disuatu record satu table tertentu.formulir
seperti ini seringkali digunakan untuk mengarsipkan data file induk. Contohnya
adalah formulir arsip persediaan, arsip pelanggan, dan arsip harga persediaan.
Formulir entri bentuk tabel. Formulir entri bentuk tabel
menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di suatu
tabel.contohnya apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat di pagi
hari, petugas penerimaan kas bisa jadi memiliki sekumpulan penerimaan kas untuk
dicatat.
Formulir entri multitabel. Formulir entri multitabel digunakan
untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Contoh formulir entri pesanan
mencatat data di tabel pesanandan perincian pesanan.
Cara- cara entri data
Data dapat dimasukkan dalam
sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.
1. Agen
internal mengetik data
2. Agen
internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian
(look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek(check box)
3. Agen
internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi
pelanggan.
4. Pengguna
memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.
Mengidentifikasi formulir yang
diperlukan
Kebutuhan akan formulir
tergantung pada data apa yang diperlukan dan bagaimana data tersebut akan
dikumpulkan. Data yang diperlukan diidentifikasikan berdasarkan kebutuhan akan
informasi mengenai kejadian- kejadian didalam proses dan mengenai agen, barang,
dan jasa terkait.dan bagaimana formulir dapat digunakan untuk mengumpulkan data.untuk
memahami bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator
atau perancang dpt mengembangkan sebuah daftar cara dimanan sistem digunakan.
UML use case dapat digunakan
untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem.mungkin interaksi
antara pengguna dengan sistem.mungkin interaksi antara pengguna dengan sistem
terjadi ketika data dimasukan disebuah formulir pada layar computer.use case
adalah urutan langkah – langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang
berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu.pelaku dapat berupa
orang,computer,bahkan sistem lain,contoh use case pada manusia adalah memasukan
pelanggan baru di tabel pelanggan, mencatat penjualan,atau mencetak laporan.dan
diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case
yang terjadi di suatu aplikasi.diagram use case juga bermanfaat untuk
mempertimbangkan pengendalian internal.
Suatu alat yang dapat digunakan
sebagia bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD
kerangka ini menunjukkan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem
manajemen basis data.CRUD adalah kepanjangan dari
Create(buat),read(baca),update(perbarui)dan delete(hapus).lalu fungsi “create”
terjadi ketika pengguna menggunakan sistem untuk mengarsipkan, memasukkan, atau
mencatat.dan fungsi “read” dapat dijalankan dengan mendesain sebuah formulir
yang menentukan persyaratan-persyaratan mengenai laporan penerimaan
kas.(misalnya, rentang tanggal yang diperlukan, barang-barang pesanan pada laporan).
Interaksi dengan formulir: mengendalikan input sia
Bagian ini menjelaskan
pengendalian internal yang dapat dibuat pada formulir input.diantarany adalah :
Elemen-elemen anatrmuka formulir
Pengetahuan elemen ini sangat
penting untuk memahami desain formulir. Elemen antarmuka formulir merupakan
objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukan informasi atau
melakukan tindakan.seluruh aspek frormulir dekendalikan oleh elemen-elemen
antarmuka.beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks,label,fitur
pencarian, tombol perintah,tombol radio, dan kotak cek.
Kotak teks
Adalah ruang pada formulir yang
digunakan untuk memasukan informasi yang ditambahkan ke tabel atau untuk
menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
Label
Membantu pengguna untuk memahami
informasi apa yang perlu dimasukan.
Fitur pencarian
Daftra dropdown tentangb
pilihan-pilihan yang sesuai untuk entri data di field kosong tertentundi sebuah
formulir.
Tombol perintah
Tombol perintah mengacu pada
tombol tekan yang meyebabkan terjadinya suatu tindakan ketika dipilih oleh
pengguna.
Tombol radio
Tombol radio disebut juga tombol
opsi. Tombol radio merupakan antarmuka grafis berupa sebuah tombol yang dapat
dimasukkan didalam formulir untuk meminta pengguna memilih salah satu dari
seperangkat kecil pilihan.
Kotak cek
Antarmuka grafis atau kotak pada
formulir yang menunjukkan apakah opsi tertentu telah dipilih.pengguna dapat
mengklik pada kotak tersebut mengubah-ngubah pilihan menjadi on, dan tanda x
atau tanda cek tanpak di kotak.kotak cek hamper mirip dengan tombol radio.
Meningkatkan akurasi dan Efesiensi Entri Data
Formulir dapat dikembangkan agar
proses entri data lebih mudah dalam arti bahwa pengguna tidak harus memasukkan
data secara langsung ke dalam tabel.alasan kedua penggunaan formulir adalah
untuk meningkatkan pengendalian internal.dan berikut adalah pengendalian pada
formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efesiensi entri data.diantaranya
:
1.pemeriksaan record meliputi pembandingan data yang telah
dimasukkan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut
valid.dan pengendalian ini biasanya ditepkan ketika data yang akan dimasukan adalah kunci asing.
2.konfirmasi adalah sebuah pengendalian dimana sistem membantu
pengguna untuk mengkonfirmasi bahwa data yang dimasukkan adalah benar dengan
menampilkan data terkait dari tabel lainya.
3.integritas referensial dimana dapat menetapkan sebuah sistem yang
mengutkan hubungan satu dengan banyak,seperti:
-record induk disuatu tabel tidak
dapat dihapus apabila terdapat record anak terkait di banyak tabel.
-record anak di banyak tabel
hanya dapat ditambahkan apabila terdapat record induk di suatu tabel.
4.aturan validasi aturan yang membatasi data yang dapat dimasukkan
pada nilai-nilai tertentu apabila aturan dilanggar computer harus memberikan
pernyataan yang membantu pengguna memahami informasi apa yang diperbolehkan di
field dan apa yang tidak.
