-
Devinisi Pengawasan
Pengawasan dapat disebut juga
sebagai evaluating appraising correcting.pengertian pengawasan yaitu proses
penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi disini ada kaitan yang erat antara
pengawasan dan perencanaan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah
perencanaan dan penetapan tujuan bedasarkan pada
standar atau sasaran.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua
sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
- Tipe-Tipe Pengawasan
Donnelly,
et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe
pengawasan yaitu :
1.
Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Pendahuluan (preliminary
control).
Pengawasan
yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan
penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum
penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan
berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada
kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada
organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat
pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan
ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan
aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil
kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif
demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik
untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia,
Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan
pendahuluan sumber-sumber daya financial.
Pengawasan pada saat kerja berlangsung
(cocurrent control)
Pengawasan
yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang
berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent
control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang
mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka
berupaya untuk:
• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta
prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan
Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna
mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan
korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi
aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah
bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia
bisnis yaitu:
•
Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
- Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan
atau proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah
proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan
merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri
berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam
pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap
standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika
tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G.
R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4
tahapan, yaitu:
1.
Menentukan standar atau dasar bagi
pengawasan.
2.
Mengukur pelaksanaan
3.
Membandingkan pelaksanaan dengan
standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4.
Memperbaiki penyimpangan dengan
cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas
dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa
tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah
menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer
mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang
perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat
menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga
perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan
standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan
pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar
yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
- Pentingnya Pengawasan
Suatu
prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya
akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu
sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada
beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
- Perubahan
lingkungan organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
- Peningkatan
kompleksitas organisasi
Semakin
besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih
efisien dan efektif.
- Meminimalisasikan
tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara
sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi
sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
- Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila
manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah
bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem
penga-wasan.
- Komunikasi
- Menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar,
penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan
tindakan.
-
Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam
H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5
jenis pendekatan, yaitu:
1)
Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan
diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion
yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di
atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal
penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan
harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi
terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika
pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai
dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian
peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi
(2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi,
sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan
boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat:
kembar siam dalam bidang manajemen”.
-
Bidang-bidang Pengawasan Strategik
Bidang strategik
yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
- Transaksi
Keuangan
- Analisis Laporan Keuangan (Financial
Statement Analysis)
- Manajemen Kas (Cash Management)
- Pengelolaan Biaya (Cost Control)
- Hubungan
Manajer dan Bawahan
Hubungan antara
manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2
arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager
terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan
perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu
perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan
perusahaan.
- Operasi-operasi
Produktif
- Alat Bantu Pengawasan
Manajerial
Alat-alat
pengawasan yang paling dikenal dan paling umum yang banyak digunakan adalah :
management by exception (MBE)
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang
disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul
sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki
manajer dapat digunakan secara efektif.
Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan
pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh
tersedianya :
1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit
kerjanya.
Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan
maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau
tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja
Aktual( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang
harus dicapai).
Ω
Keputusan yang dapat diambil antara lain:
- Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
- Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
- Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.
Dalam
mengmbil keputusan manajer harus diperhitungkan :
1. manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara
normal
2. keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan
Management Information System (MIS)
MIS yaitu
suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi
yangdiperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan
keputusan danmemungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional
organisasi yang dilaksanakansecara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu :
v Survai
pendahuluan dan perumusan masalah.
v Desain
konsepsual.v Desain terperinci.
v
Implementasi akhir.
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi
lima kriteria, yaitu :
v
Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.
v
Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
v
Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
v Adanya
pengujian pendahuluan.v Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para
operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
v
Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
v Tepat
waktu dalam pemakaiannya.v Menekan biaya secara efektif.
v Sistem
yang digunakan harus tepat dan akurat.
v Dapat
diterima oleh yang bersangkutan
-
Karakteristik-karakteristik Pengawasan yang efektif.
·
Akurat, yaitu
dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
·
Tepat waktu, yaitu
dikumpulkan,disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu
dilaksanakan.
·
Obyektif,
yaitu dalam arti mudah dipahami.
·
Terpusat pada
titik pengawasan strategic,
yaitu dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling serius
terjadi.
·
Realistik
secara ekonomis, yaitu dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau
sama dengan kegunaan yang didapat.
·
Realistik
secara organisasional, yaitu cocok denagn kenyataan yang ada di organisasi.
·
Terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi, yaitu karena adapat menimbulkan sukses atau
gagal nya opersi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
·
Fleksibel,
yaitu harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi,sehingga tidak
harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi.
·
Bersifat
sebagai petunjuk dan operasional, yaitu dimana harus dapat menunjukkan deviasi
standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.
·
Diterima para
anggota organisasi, yaitu mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota
organisasi dengan mendorong perasaan ekonomi,tanggung jawab dan prestasi.